Samenwerken is samen verbeteren
Samenwerken is een van de belangrijkste competenties van deze tijd. Het is een voorwaarde om gezamenlijke doelen te halen. Daarnaast wordt effectiever samenwerken steeds vaker van ons verwacht. Ieder van ons maakt deel uit van één of meer teams binnen of buiten een organisatie om doelen te stellen, activiteiten uit te voeren, doelen te meten en te evalueren. Onafhankelijk van de grootte van een organisatie wordt constructief en succesvol samenwerken steeds crucialer en kan het onderscheidend concurrentievoordeel opleveren. Maar samenwerken blijkt ook lastig?!
Is effectiever samenwerken Lastig?
Samenwerken met collega’s, leidinggevenden, andere teams of organisaties wordt vaak als moeilijk beschouwd. Vraag je jezelf ook wel eens het volgende af:
- De samenwerking aan een opdracht of project verloopt niet optimaal. Maar waar zit dat in?
- En waarom werkt de ander soms gewoon niet mee?
- Ik heb het gevoel dat de samenwerking effectiever kan, maar hoe?
- Waarom vind ik bepaald gedrag zo vervelend in onze samenwerking?
- Waarom lijkt de motivatie om samen te werken en te verbeteren langzaam weg te ebben?
- Waarom duurt het zo lang?
Groot potentieel
Regelmatig kom ik organisaties en teams tegen waarbij dit het geval is. Er is dan vaak een onderbuikgevoel aanwezig waarbij men weet dat de samenwerking beter kan. Overleggen kunnen effectiever. De sfeer tijdens een teamvergadering kan beter. De resultaten moeten beter. Ieders bijdrage laat te wensen over.
9 checklist vragen voor effectiever samenwerken
De volgende checklist met 9 vragen kan jou en jouw organisatie op weg helpen om te achterhalen waar nog belangrijke winst te behalen is in de samenwerking van jouw team, projectgroep en overleggroep:
1. Is er een eenduidig en gemeenschappelijk startpunt?
Het bespreken van een gemeenschappelijk doel is nodig om de verwachtingen duidelijk te krijgen. Verwachten alle teamleden dezelfde resultaten en wat verwachten ze hier in teamverband aan bij te dragen? Dit maakt vaak de motivatie concreet om samen te komen en met elkaar verbeterslagen te maken. Ook kan hier eigen belang vs. groepsbelang bespreekbaar worden gemaakt. Tot slot is het van belang om de doelen slim en SMART in te steken.
- Dus hebben deze een verband met de organisatiedoelen?
- Hoe worden deze gemeten en geëvalueerd?
- Wat zijn de aanpassingsmogelijkheden en vrijheidsgraden?
- Is er gelegenheid om te verbeteren en wordt dit ook systematisch met elkaar geagendeerd?
- En zijn deze uitdagend en daarmee motiverend? Denk bijvoorbeeld ook aan de 3 H’s: Hoofd – Maak het concreet, Hart – Je wordt er warm van, Handen – Je weet wat je gaat doen (zie ook Team op vleugels van Martijn Vroemen).
2. Wat zijn de hulpmiddelen en voorwaarden van de samenwerking?
Om doelen te behalen zijn vaak middelen nodig. Het kan hierbij gaan om geld, kennis, mensen, … Daar waar de voorwaarden en hulpmiddelen onduidelijk zijn, ontstaan misverstanden en frustratie. Alhoewel dit in eerste instantie vaak wordt gezien als een vervelende belemmerende factor zit hier ook nog iets anders achter. Het gaat om het morele support van de organisatie en het management om van de doelen van het team een echt succes te maken. Teams voelen vaak haarfijn aan wanneer ze met een kluitje in het riet worden gestuurd waardoor de motivatie al snel wegebt.
3. Hoe effectief wordt er gecommuniceerd?
Vaak wordt er in vergaderingen en overleggen niet effectief gecommuniceerd. Laat staan als het overleg ook nog een keer virtueel plaats heeft. In de kern heeft dit te maken met 3 factoren: voelen mensen zich gezamenlijk verantwoordelijk, is er iemand die de leiding heeft en tot slot de vaardigheden van alle teamleden. Bij vaardigheden kun je denken aan bijvoorbeeld luisteren, samenvatten of feedback geven. Kort samengevat is effectieve communicatie: BUAA. Bespreken van alle informatie, Uitspreken wat er dwars zit, Afspreken en afstemmen van wederzijdse verwachtingen en tot slot Aanspreken op eigenaarschap en verantwoordelijkheden.
4. Is er ruimte voor feedback, verschillende meningen en leren?
Bij ruimte moet vooral gedacht worden aan de ruimte die alle teamleden elkaar geven om elkaar uit te laten praten, feedback te geven en te ontvangen en conflicten uit te spreken. In teams en groepen waarin respect, veiligheid en vertrouwen aanwezig zijn, kan er met elkaar scherper worden geëvalueerd over de wijze waarop het overleg bijvoorbeeld plaats vindt. Maar denk ook aan de verschillende manieren en soorten feedback die gegeven kan worden.
5. Gedragen de leden zich als eigenaar van hun bijdrage en de resultaten?
In teams waarin collega’s met elkaar verantwoording nemen voor de bijdrage die men levert presteren beter. Daar waar teamleden het constant met elkaar over de voorwaarden willen hebben, elkaar taken toeschuiven of waar het leiderschap onduidelijk is, komt effectief samenwerken niet van de grond. Een gedeeld eigenaarschap zorgt voor meer verbinding en concretere resultaten.
6. Zijn de taken, rollen en functies duidelijk van alle teamleden?
Daar waar voor alle teamleden de taken en rollen helder zijn in het team worden sneller grote slagen gemaakt. Dit voorkomt discussies over definities, rollen en verantwoordelijkheden. Het is dus van groot belang om naast doel, voorwaarden en hulpmiddelen bij aanvang ook de rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen. Uiteraard kunnen en mogen deze verschuiven. Maar als ze niet vastliggen, valt er ook niets ter discussie te stellen en aan te passen.
7. Is er voldoende ervaring, kunde en kennis aanwezig?
Een team moet over de juiste competenties en ervaring beschikken om de vastgestelde doelen met elkaar te halen. Hierbij gaat het niet alleen om kennis en vaardigheden rondom de inhoud, maar ook om competenties die te maken hebben met het samenwerken in een team. Daarnaast is het goed dat teamleden beseffen dat teams dynamisch zijn en zich kunnen ontwikkelen. Weten de teamleden in welke teamontwikkelingsfase zij zich bevinden? En geeft dit houvast om de route en doelen met elkaar nog scherper te krijgen? Vanzelfsprekend is het dus ook van belang dat teamleden de ruimte krijgen om te ontwikkelen, te leren en zich middels bijvoorbeeld trainingen in deze vaardigheden te bekwamen.
8. Past het leiderschap en de positie van de leider bij de groep?
De leider of manager van de groep bekleedt een belangrijke rol. Hij of zij kan van grote invloed zijn op het systeem van de groep en het team. Wat voor leiderschapsstijl is nodig voor individuen en voor de groep? Zijn de verwachtingen helder? Hoe sturend of zelfsturend is het team? En heeft sturen op afstand echt niets te maken met zelfsturing in teams?
9. Reflecteer je als team regelmatig op inhoud, procedures en proces?
Wanneer heb jij voor het laatst met jouw team de effectiviteit van de bijeenkomst(en) geëvalueerd? Is er ruimte om de verwachtingen hierover uit te spreken? Wat was goed en wat kan een beetje beter? En wordt er dan gesproken over zowel de inhoud, procedures en proces.
- Inhoud: Wat zijn de feiten, argumenten en meningen? Wat moet er bereikt worden, doelstellingen en taken, de bespreekbare onderwerpen
- Procedures: Wat zijn de afspraken over hoe het overleg gevoerd moet worden? Hoe moet er met elkaar gewerkt worden volgens welke afspraken en formele werkprocessen?
- Proces: Hoe gaan de leden met elkaar om? Hoe wordt de informele communicatie, de omgang met elkaar, de functionele afstemming en de sfeer onderling versterkt of juist belemmerd?
Is er een probleem met samenwerken?
Maar hoe kom je tot een analyse van wat ontbreekt? Hoe kun je effectiever samenwerken starten? Hoe ga je te werk? Wat komt daarbij kijken? Het is van belang dat je met elkaar van een afstand probeert te kijken naar een probleem. Bijvoorbeeld aan het eind van een vergadering of op basis van de grootste ergernis in de samenwerking. Probeer eens bij te houden wat er gebeurt bij een bijeenkomst en maak dit bespreekbaar door aan te geven wat je opvalt en wat dit met jouw doet (feedback). En vraag hier een reactie op. Probeer tot een gezamenlijke probleemdefinitie te komen. Dit kan door een oefening met elkaar te doen of door de vragen hierboven te bespreken. Vervolgens leg je de belangrijkste oorzaak vast en bespreek je doelen en verantwoordelijkheden om dit aan te pakken.
Leuke oefening nodig om het gesprek op gang te helpen?
Laat iedere deelnemer een top 5 maken van zaken die de samenwerking bevorderen (Gas geven) en de samenwerking belemmeren (Remmen). Overleg daarna in 2-tallen en maak een lijstje per 2-tal. Vervolgens met de groep bespreken en evalueren. Wat valt op aan de lijstjes? Wat gaat goed? En wat kunnen we anders doen?
Ook interessant:
Contact over effectiever samenwerken?
Wil je hulp bij het ontwikkelen en verbeteren van de onderlinge samenwerking? Vind je het moeilijk om leiding te geven aan samenwerken? Of vind je het lastig om antwoord te geven op de checklist vragen hierboven? Neem contact met mij op (06-25127359 / info@stuivercoaching.com) of vul het contactformulier in om te bespreken wat de beste manier is om de samenwerking in het team op een hoger plan te brengen.